Wat kost een ERP-systeem in het MKB?
Door Dennis Jacobs — twaalf jaar ERP-ervaring in de maakindustrie
De vraag “wat kost een ERP-systeem” heeft geen eerlijk antwoord in één getal en wie er toch één noemt, verkoopt meestal iets. Wat wél kan: laten zien waar de kosten zitten, welke vuistregels gangbaar zijn en waar trajecten stilletjes duurder worden dan de offerte.
De vier kostenblokken
Elk ERP-traject bestaat uit dezelfde vier blokken. Licenties of abonnementen: wat je aan de leverancier betaalt, tegenwoordig meestal per gebruiker per maand. Implementatie: de dienstverlener die inricht, migreert en oplevert. Intern werk: de uren van je eigen mensen — key-users, projectleiding, testen, opleiding. En de jaren erna: onderhoud, aanpassingen, nieuwe koppelingen.
De offerte die je krijgt dekt vrijwel altijd alleen de eerste twee blokken. De andere twee betaal je net zo echt, alleen aan jezelf — en ze worden het vaakst onderschat.
De vuistregel die je moet kennen
Een gangbare vuistregel in de branche: reken voor de implementatie op één tot twee keer de jaarlijkse licentiekosten en bij veel maatwerk of een lastige migratie meer. Het is een vuistregel, geen garantie — maar wijkt een offerte er ver van af, naar boven of naar beneden, dan is dat een vraag waard.
Voor het interne werk bestaat geen nette formule, wel een eerlijke waarschuwing: een implementatie waarin je eigen mensen geen serieuze tijd krijgen, wordt niet goedkoper. Hij wordt langer.
Waar trajecten stilletjes duurder worden
Meerwerk komt zelden uit het niets. De gebruikelijke bronnen: een scope die pas tijdens de bouw scherp wordt, datamigratie die tegenvalt omdat niemand vooraf in de data heeft gekeken, koppelingen met systemen die “er gewoon bij” zouden zitten en licentieklassen die na livegang toch hoger uitvallen dan in de demo-fase besproken.
Al deze posten hebben één gemene deler: ze ontstaan waar de voorbereiding dun was. Elke euro die je vóór de selectie in het scherp krijgen van processen en data steekt, komt er in het traject meervoudig uit.
Abonnement of eenmalig?
Vrijwel de hele markt is verschoven naar abonnementen (SaaS). Dat maakt de instap lager en het onderhoud voorspelbaarder, maar verschuift de rekensom: over vijf tot tien jaar bekeken is een abonnement niet per definitie goedkoper. Reken een traject daarom altijd door over de verwachte levensduur, niet over het eerste jaar.
Hoe je een eerlijke prijs afdwingt
Vraag elke leverancier om dezelfde uitsplitsing: licenties per gebruikersklasse, implementatie per fase, wat er gebeurt bij uitloop en wat een wijziging ná livegang kost. Wie die uitsplitsing niet wil geven, vertelt je ook iets.
En de belangrijkste kostenbeslissing valt vóór de offerte: weten wat je nodig hebt. Een selectie op basis van scherpe eisen voorkomt zowel het te dure systeem als het te goedkope dat het net niet kan.
