De ERP-selectiechecklist: twaalf vragen voor elke leverancier
Door Dennis Jacobs — twaalf jaar ERP-ervaring in de maakindustrie
Een ERP-demo is een toneelstuk waarvan de leverancier de regisseur is. Dat is geen verwijt — het is zijn vak. Maar jij bepaalt het script. Deze twaalf vragen halen de demo uit de verkoopstand en geven je antwoorden die je naast elkaar kunt leggen.
Over de demo zelf
1. Kunnen jullie dit laten zien met ónze casus — onze BoM, onze calculatie, onze spoedorder — in plaats van de demodata? Een leverancier die dat weigert of uitstelt, laat zien hoe het straks in het project gaat.
2. Welke schermen die we net zagen zijn standaard en welke zijn ingericht of maatwerk? Het mooiste scherm van de demo blijkt geregeld een inrichting van tientallen dagen.
3. Wie geeft deze demo — en wie doet straks de implementatie? De beste consultant van de leverancier zit vaak in de verkoopfase en daarna nooit meer aan jouw tafel.
Over de migratie en de koppelingen
4. Wat is jullie aanpak voor onze datamigratie en wat verwachten jullie daarin van ons? Vage antwoorden hier worden meerwerk daar.
5. Welke van onze koppelingen (webshop, PDM/PLM, planning, verzuim, wat er ook speelt) zijn standaard beschikbaar, welke zijn maatwerk en wat kost dat maatwerk?
6. Hebben jullie dit gedaan bij een bedrijf dat op ons lijkt — zelfde soort productie, zelfde omvang — en mogen we daar bellen? Referenties die de leverancier aandraagt zijn per definitie de beste drie; vraag er een die je zelf kiest uit hun klantenlijst.
Over geld en meerwerk
7. Wat kost een wijziging ná livegang — een extra veld, een aangepast rapport, een nieuwe workflow? Dit dagelijkse werk bepaalt je kosten in jaar twee tot tien.
8. Wat gebeurt er met de prijs als het project uitloopt door iets aan júllie kant? Een leverancier die alleen uurtje-factuurtje wil, legt het uitlooprisico volledig bij jou.
9. In welke licentieklasse vallen onze werkplaatsmedewerkers en wat kost het als dat er na livegang meer blijken te zijn?
Over de lange termijn
10. Hoe krijgen we onze data eruit als we ooit weg willen — in welk formaat, tegen welke kosten? De exitvraag stel je op je sterkst: vóór de handtekening.
11. Wat is de releasekalender en wat betekent een grote release voor onze inrichting en ons maatwerk? “Automatisch” is zelden het hele antwoord.
12. Welke rol verwachten jullie van ons eigen team, in dagen per week? Het antwoord zegt meer over de werkelijke projectduur dan de planning in de offerte.
Hoe je de antwoorden gebruikt
Stel alle twaalf de vragen aan elke kandidaat, schriftelijk of in het bijzijn van iemand die notuleert en leg de antwoorden naast elkaar. Niet om een winnaar aan te wijzen op punten, maar omdat de verschillen precies laten zien waar elk pakket en elke partner echt staat. De demo overtuigt; de antwoorden onderbouwen.
