Een ERP-selectie is geen pakketvergelijking.
Het is een onderzoek naar hoe een bedrijf werkelijk geld verdient, welke processen daarin onderscheidend zijn, en welk IT-landschap die processen het beste ondersteunt. We draaien de volgorde om: eerst het bedrijf begrijpen, dan het proceslandschap classificeren, dan pas leveranciers uitnodigen. En we kijken nooit alleen naar het ERP, want het ERP is meestal maar één van de zes of zeven bouwstenen die in zo'n traject op tafel liggen.
Standaard
Elk gangbaar pakket ondersteunt dit prima. Hier hoef je niet op te selecteren.
Distinctief
Bedrijfsspecifieke complexiteit die de meeste platformen met configuratie aankunnen. Hier let je op inspanning en beheerbaarheid.
Differentiërend
Uniek voor het bedrijfsmodel, en precies daar waar standaardsoftware structureel tekortschiet. Hier valt de beslissing.
Waarom de meeste selecties misgaan
De featurelijst wint van het bedrijfsproces
Er wordt een lijst van honderden functionaliteiten afgevinkt, waarvan het overgrote deel bij elke leverancier op groen staat. De vijf processen waar het bedrijf zijn geld mee verdient verdwijnen in de ruis. Wat een selectie hoort te beslissen wordt zo juist onzichtbaar gemaakt.
De demo is een verkoopshow
De leverancier toont zijn mooiste scherm, met zijn eigen data, in zijn eigen volgorde. Iedereen knikt. Niemand weet daarna of het kritieke proces van het bedrijf werkelijk ondersteund wordt. Een demo hoort bewijsvoering te zijn, geen presentatie.
De scope wordt te smal getrokken
Er wordt een ERP gekozen, en pas daarna blijkt dat de configurator, het dealerportaal, de datalaag, de integraties en de shopfloor-tooling ook vervangen of gekoppeld moeten worden. Die beslissingen horen bij elkaar, niet los na elkaar.
De featurelijst
honderden vinkjes, allemaal groen, onderscheidt niets
De processen die beslissen
- Make-or-buy op orderniveau
- Bidirectionele leverdatumberekening
- Configuratie met duizenden varianten
- Dealerorders via het portaal
- Nacalculatie die de voorcalculatie haalt
een handvol regels, en precies hier valt de keuze
De aanpak: vier blokken, negen stappen
Elke stap levert iets op dat de volgende stap nodig heeft. Geen stap is een rapport voor in de la.
Begrijpen
Hoe verdient dit bedrijf zijn geld?
We beginnen niet bij systemen maar bij het bedrijfsmodel. Waarop concurreert het bedrijf: levertijd, prijs, totaaloplossing, servicegraad? Wat is het karakter van de productie: hoge mix en laag volume, of serie? Waar zit het volume, waar zit de marge, waar zit de kwetsbaarheid? Hoe loopt de afzet: direct, via dealers, via een portaal?
Zonder dit antwoord kun je geen enkel selectiecriterium goed wegen.
Het proceslandschap in kaart, en geclassificeerd
We leggen alle processen per domein vast: commercie, supply chain, productie, magazijn en logistiek, finance, masterdata en engineering, data en integratie. Elk proces krijgt een label.
Twee dingen benoemen we in deze stap altijd expliciet. Welke kritieke processen zitten alleen in het hoofd van één medewerker? Dat is een systeemrisico, geen efficiëntievraagstuk. En hoe goed is de datakwaliteit? Want elke AI- of forecastambitie staat of valt daarmee.
Structureren
Het volledige IT-landschap, niet alleen het ERP
We inventariseren alles wat meedraait: CPQ, CRM, BI, de integratielaag, tijdregistratie, transport, factuurverwerking. En de Excel-bestanden waarin de echte processen zich verstoppen. Die workarounds zijn geen rommel, het zijn requirements die nooit zijn opgeschreven.
Vervolgens delen we het landschap in functionele clusters in, zodat je per cluster een gerichte vraag kunt stellen in plaats van één brede vraag aan iedereen.
Architectuurscenario's in plaats van een pakketkeuze
Voordat er ook maar één leverancier wordt gebeld, leggen we een paar samenhangende landschapsvarianten naast elkaar. Per scenario lichten we toe waarom bepaalde domeinen bij elkaar horen.
Dit maakt de keuze strategisch in plaats van technisch. De directie krijgt een echte beslissing voorgelegd, geen leverancierslijst.
Breed standaard-ERP
met losse CRM en BI
ERP + aparte MES
de werkvloer als eigen domein
Low-code platform
met alleen een aparte finance-app
Standaard + low-code
commodity standaard, onderscheidend gebouwd
Van longlist naar shortlist, per cluster
Leveranciers selecteren we op branchefit, capaciteitsprofiel, relevantie voor jouw markt en aansluiting op de differentiërende eisen. Belangrijk detail: elke leverancier beoordelen we ook op zijn bereik in aangrenzende clusters. Een ERP-leverancier wordt dus ook getoetst op CPQ en planning, een low-code platform op alles behalve finance.
Zo zie je waar een landschap kan verdichten en waar het per se moet splitsen.
Toetsen
Een uitvraag die leveranciers dwingt eerlijk te zijn
Elke leverancier krijgt dezelfde opbouw: de situatie van het bedrijf, de scenario's die worden geëvalueerd, een processenlijst met bedrijfsspecifieke toelichting en prioritering, een set open vragen, en de businesscase die in de demo getoond moet worden.
We vragen expliciet om de grenzen van het platform: wat is standaard, wat is configuratie, wat is maatwerk, wat gaat via een partner, en waar adviseert de leverancier zelf een externe tool? Een eerlijk nee scoort in onze beoordeling beter dan een onbewezen ja.
Demo's die het kritieke proces afdwingen
Dit is waar onze aanpak het meest afwijkt van de norm. De demo is geen productpresentatie maar een casus uit het echte bedrijf. We schrijven per cluster uit wat er te zien moet zijn, genummerd en concreet, gebaseerd op een scenario dat vandaag daadwerkelijk misgaat. Geen ruimte voor een algemene pitch.
Concreet: toon één klantorder van invoer tot leverdatumbevestiging, inclusief de beslissing zelf maken of inkopen en de bijbehorende doorlooptijdberekening. Of: laat zien hoe een businessanalist na livegang een regel aanpast, en doe dat live. Voor platformen waar een werkend eindproduct niet realistisch is passen we de vorm aan: een korte live buildsessie, of een rondleiding door een echte klantomgeving.
Het effect is dubbel. Je krijgt bewijs in plaats van beloftes, en de key users zien hun eigen werk terug in de demo. Dat laatste doet meer voor het draagvlak dan welke communicatiecampagne dan ook.
Beslissen en doorpakken
Beoordelen op tien dimensies, inclusief gedrag
Alle kandidaten scoren we op dezelfde tien dimensies: vijf functionele en vijf niet-functionele. De functionele dimensies zijn de differentiërende processen van het bedrijf zelf. De niet-functionele: implementatierisico, totale kosten, aanwezigheid en partnerecosysteem in jouw markt, toekomstvastheid en openheid, en het vendorsignaal.
Dat laatste is een van onze sterkste voorspellers. Hoe een leverancier zich in de selectiefase gedraagt, voorspelt hoe hij zich in de implementatie gedraagt. Traag reageren, geen referentie aanbieden, geen kostenindicatie geven, met tien consultants op een oriënterend gesprek verschijnen, of op elke vraag volledig ondersteund antwoorden terwijl er objectief gaten zijn: dat zijn geen details, dat zijn signalen. We leggen ze vast en wegen ze mee.
Naast de scoring maken we per leverancier zichtbaar hoe zijn stack op de architectuurscenario's valt: wat is native, wat is een extra licentie, wat komt van een partner, en waar zit een gat dat gebouwd moet worden. Zo ziet een directie in één beeld wat ze werkelijk koopt.
| Dimensie | Leverancier A | Leverancier B | Leverancier C |
|---|---|---|---|
| Functioneel: de differentiërende processen | |||
| Make-or-buy op orderniveau | |||
| Leverdatumberekening | |||
| Configuratie en varianten | |||
| Dealerportaal-flow | |||
| Planning en capaciteit | |||
| Niet-functioneel | |||
| Implementatierisico | |||
| Totale kosten | |||
| Ecosysteem in jouw markt | |||
| Toekomstvastheid en openheid | |||
| Vendorsignaal | |||
Het besluit ligt bij jou, en het model gaat mee de implementatie in
We adviseren scherp en onderbouwd, maar de knoop wordt doorgehakt door de organisatie zelf, met de directie en de key users aan tafel.
Daarna stopt het werk niet. Het proceslandschap dat de selectie heeft gestuurd is precies het materiaal waarmee de implementatie begint: de AS-IS-vastlegging per key user, twee verbeterrichtingen per proces, en op basis daarvan een afgebakende MVP-scope met kosteninschatting en projectplan. Eén model, hergebruikt, niet twee keer opgebouwd.
De principes
- Selecteren doe je op het onderscheidende proces, niet op de featurelijst.
- Een demo is bewijsvoering, geen presentatie.
- Kijk naar het hele landschap. Het ERP is één bouwsteen, niet het geheel.
- Processen die in het hoofd van één persoon zitten, zijn een continuïteitsrisico en horen in het systeem te landen.
- Eerlijkheid over gaten weegt zwaarder dan een compleet ingevuld vinkjesoverzicht.
- Hoe een leverancier zich verkoopt, voorspelt hoe hij levert.
- AI-ambities zijn zo goed als de data eronder. Eerst de basis, dan de belofte.
- Het besluit is van de klant. Onze taak is het bewijs op tafel leggen.
- Het werk uit de selectie is de startvoorraad voor de implementatie.
Zo liep het in de praktijk
Deze aanpak voerden we volledig uit bij een Nederlands maakbedrijf in de agrarische sector: hoge mix en laag volume, staalproductie, configureerbare producten, twee productielocaties, een dealernetwerk met meer dan vijfhonderd actieve gebruikers en een groot importvolume. Vertrekpunt: een verouderd SAP ECC-landschap.
- Een volledig geclassificeerd proceslandschap over zeven domeinen, met het beslissende differentiërende proces expliciet als selectiecriterium: een dynamische make-or-buy beslissing op orderniveau met bidirectionele leverdatumberekening. Dat proces werd het scherpste onderscheid tussen de kandidaten.
- Vier architectuurscenario's, waarmee de directie een strategische keuze kon maken in plaats van een pakketkeuze.
- Een longlist van tweeëndertig leveranciers over zeven clusters, teruggebracht tot een shortlist per cluster.
- Demo's op een echte bedrijfscasus, met de key users in de zaal.
- Een leveranciersvergelijking op tien dimensies, inclusief stack-mapping per scenario.
- Een gedragen besluit, en een implementatie die startte met het materiaal dat in de selectie al was opgebouwd.
Wat je eraan overhoudt
Geen rapport voor in de la, maar zes dingen die blijven werken:
Een keuze die uitlegbaar is aan de directie, de bank en de eigen organisatie.
Zekerheid dat de processen waarop je concurreert werkelijk ondersteund worden. Aangetoond in een demo, niet beloofd in een offerte.
Zicht op het hele landschap, inclusief de koppelingen en tools die anders pas na de ERP-keuze boven water komen.
Draagvlak, omdat key users hun eigen werk in het traject hebben teruggezien.
Een realistische kosten- en risicoafweging, met leveranciersgedrag als expliciete factor.
Een vliegende start van de implementatie, omdat het procesmodel al staat.
Op aanvraag. Binnen een week een voorstel op één A4, met vaste omvang en prijs.
Wat opdrachtgevers ervan zeggen
Citaat volgt, zodra het is goedgekeurd.
Citaat volgt, zodra het is goedgekeurd.
De procesintake, scopebepaling en modelopbouw structureren we met eigen tooling. Die tool is de reden dat de aanpak snel is, niet de reden dat hij werkt.
Bekijk Scope Compass →Veelgestelde vragen over ERP-selectie
Hoe lang duurt een selectietraject?
Reken op twee tot vier maanden van eerste gesprek tot getekend contract, afhankelijk van je tempo en het aantal clusters dat meegaat in de uitvraag. De doorlooptijd wordt vrijwel altijd bepaald door agenda's, niet door het werk.
Heb je een vaste shortlist van systemen?
Nee. De shortlist volgt uit jouw processen en uit de architectuurscenario's. Een vaste lijst is het businessmodel van partijen met resellerdeals, en dat zijn wij niet.
Wat als ons huidige ERP eigenlijk prima is?
Dan is dat de uitkomst, en die is goedkoper dan elk alternatief. Soms is het antwoord een herinrichting, een betere integratielaag of een paar gerichte apps naast het bestaande systeem.
Help je ook bij de contractonderhandeling?
Ja. Scope, meerwerkclausules en implementatieafspraken zijn waar het geld zit, en de uitvraag uit blok 3 is daarvoor de onderhandelbasis: de leverancier heeft zwart op wit verklaard wat standaard is en wat niet.
Werkt deze aanpak ook voor kleinere bedrijven?
Ja, in verhouding. De blokken blijven gelijk, de diepgang schaalt mee. Een bedrijf met vijftig medewerkers heeft geen longlist van tweeëndertig leveranciers nodig, wel dezelfde eerlijke classificatie van wat er echt toe doet.
Welk proces zit jou in de weg?
Beschrijf het in een paar regels. Je hoort binnen één werkdag of het binnen 48 uur kan, en zo ja: dan staat de klok.
Gratis · geen aanbetaling · maandelijks opzegbaar